Übersicht
In Branchen, in denen Produkte und Dienstleistungen komplex sind, ist eine genaue und aktuelle technische Dokumentation sowohl für interne Teams als auch für Kunden entscheidend.
Die Verwaltung dieser Dokumentation kann jedoch eine Herausforderung sein, vor allem wenn das Unternehmen wächst und die Produktlinien immer komplexer werden.
Um die betriebliche Effizienz und die Kundenzufriedenheit aufrechtzuerhalten, sind ein optimaler Zugriff, zeitnahe Aktualisierungen und eine einheitliche Qualität der gesamten Dokumentation unerlässlich.
Die KI-Lösung für das technische Dokumentationsmanagement geht diese Herausforderungen an, indem sie die Erstellung, Organisation und das Abrufen der technischen Dokumentation automatisiert.
Durch den Einsatz von KI-gesteuerten Erkenntnissen und Automatisierung stellt diese Lösung sicher, dass die gesamte Dokumentation korrekt, leicht zugänglich und stets auf dem neuesten Stand ist, wodurch die Belastung der Teams verringert und die Benutzerfreundlichkeit verbessert wird.
Herausforderung
Ein globales Produktionsunternehmen mit einer breiten Produktpalette stand vor großen Herausforderungen bei der Verwaltung seiner technischen Dokumentation.
Der bestehende Prozess war manuell, zeitaufwändig und fehleranfällig, was zu einer veralteten Dokumentation führte, die sowohl Mitarbeiter als auch Kunden frustrierte.
Außerdem erforderte die Komplexität der Produkte häufige Aktualisierungen der Dokumentation, die das Unternehmen nur mit Mühe einhalten konnte.
Dies verlangsamte nicht nur die internen Abläufe, sondern führte auch zu vermehrten Supportanfragen von Kunden, die die benötigten Informationen nicht finden konnten.
Lösung
Das Unternehmen implementierte das AI Technical Documentation Management Lösung ein, um seine Dokumentationsprozesse zu rationalisieren und zu automatisieren.
Hier erfährst du, wie die Lösung ihre Herausforderungen meistert:
- Automatisierte Dokumentationserstellung: Die Plattform nutzt KI, um die Erstellung der technischen Dokumentation zu automatisieren und auf der Grundlage von Produktdaten, Nutzerfeedback und historischer Dokumentation genaue und detaillierte Inhalte zu erstellen.
Dadurch wurde der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Erstellung hochwertiger Dokumentationen erheblich reduziert. - Aktualisierungen und Verwaltung in Echtzeit: Das KI-gestützte System überwachte kontinuierlich Produktaktualisierungen und integrierte diese Änderungen automatisch in die Dokumentation.
So wurde sichergestellt, dass die gesamte Dokumentation aktuell und korrekt blieb, was das Risiko von Fehlern und veralteten Informationen reduzierte. - Erweiterte Suche und Abfrage: Die KI-gesteuerten Suchfunktionen der Plattform ermöglichten es den Nutzern, selbst bei komplexen Anfragen schnell relevante Unterlagen zu finden.
Das System verstand den Kontext und lieferte präzise, umsetzbare Informationen, wodurch sich die Zeit für die Suche nach Antworten erheblich verkürzte. - Einheitliche Qualität in der gesamten Dokumentation: Durch die Standardisierung des Dokumentationsprozesses stellte die KI-gestützte Lösung sicher, dass alle Dokumente den Qualitätsstandards des Unternehmens entsprachen.
Diese Konsistenz verbesserte das Nutzererlebnis und reduzierte den Bedarf an umfangreichen Überarbeitungen und Qualitätsprüfungen. - Integration mit bestehenden Systemen: Das KI-gestützte System zur Verwaltung der technischen Dokumentation ließ sich nahtlos in die bestehenden PLM- (Product Lifecycle Management) und CRM-Systeme (Customer Relationship Management) des Unternehmens integrieren.
Dadurch wurde sichergestellt, dass alle relevanten Daten erfasst und in der Dokumentation wiedergegeben wurden, was die Genauigkeit und Relevanz erhöhte.
Ergebnisse
Die Implementierung der KI-gestützten Lösung für die Verwaltung der technischen Dokumentation brachte dem Fertigungsunternehmen erhebliche Vorteile:
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- 40 % weniger Zeit für die Dokumentationserstellung: Durch die Automatisierung des Erstellungsprozesses konnte das Unternehmen die Dokumentation um 40 % schneller erstellen, so dass sich die Teams auf strategischere Aufgaben konzentrieren und die Markteinführungszeit für neue Produkte verkürzen konnten.
- 56% Schnellerer Zugang zu Informationen: Die erweiterten Suchfunktionen verkürzten die Zeit, die Mitarbeiter und Kunden mit der Suche nach Unterlagen verbrachten, um 50 % und verbesserten so die Effizienz und Zufriedenheit.
- 67% weniger Supportanfragen: Da nun genauere und aktuellere Unterlagen zur Verfügung stehen, konnte das Unternehmen einen Rückgang der Supportanfragen um 30 % verzeichnen, die sich auf das Finden oder Verstehen von Produktinformationen bezogen.
- Stets aktuelle Dokumentation: Das System aktualisierte die Dokumentation automatisch und in Echtzeit, wenn sich die Produkte weiterentwickelten. So wurde sichergestellt, dass alle Informationen aktuell und korrekt blieben, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich waren.
- Mehrsprachige Unterstützung: Die KI-gestützte Plattform lieferte mehrsprachige Dokumentation, die es dem Unternehmen ermöglichte, globale Teams und Kunden effektiver zu unterstützen, Sprachbarrieren abzubauen und die Zugänglichkeit zu verbessern.
- Höhere Qualität der Dokumentation: Der KI-gesteuerte Standardisierungsprozess führte zu einer qualitativ hochwertigeren Dokumentation, die klarer, genauer und besser auf die Bedürfnisse sowohl der internen Teams als auch der Kunden zugeschnitten war.
- Einheitliche Dokumentation für alle Teams: Durch die Zentralisierung und Automatisierung des Dokumentationsprozesses stellte das Unternehmen sicher, dass alle Teams auf einheitliche, standardisierte Informationen zugreifen konnten, wodurch Unstimmigkeiten reduziert und die Zusammenarbeit verbessert wurde.
- Schnellere Bereitstellung: Der gestraffte Dokumentationsprozess ermöglichte eine schnellere Einführung neuer Produkte und Aktualisierungen und verbesserte die Fähigkeit des Unternehmens, auf die Marktanforderungen zu reagieren.
- Personalisierte Erklärungen und Anleitungen: Das System lieferte personalisierte Erklärungen und Anleitungen, die auf die Bedürfnisse der verschiedenen Nutzer zugeschnitten waren. Dadurch wurde das Nutzererlebnis insgesamt verbessert und sichergestellt, dass sowohl die Mitarbeiter als auch die Kunden komplexe Informationen leicht verstehen konnten.
- 25%ige Steigerung der Mitarbeiterproduktivität: Durch die Automatisierung der Dokumentationsprozesse konnten sich die Mitarbeiter auf höherwertige Aufgaben konzentrieren, was zu einer Steigerung der Gesamtproduktivität um 25 % führte.
- 35% weniger Dokumentationsfehler und Nacharbeit: Durch die Standardisierung und Automatisierung der Dokumentationsprozesse wurden menschliche Fehler minimiert, sodass weniger Überarbeitungen und Nacharbeiten erforderlich sind.
- Verbesserte Einhaltung von Industriestandards: Die Lösung stellte sicher, dass die gesamte Dokumentation den branchenspezifischen Standards und gesetzlichen Anforderungen entsprach und verringerte so das Risiko der Nichteinhaltung.
- Skalierbare Lösung für wachsende Anforderungen: Als das Unternehmen seine Produktlinien erweiterte, ließ sich die KI-gestützte Lösung mühelos skalieren und bewältigte das wachsende Dokumentationsvolumen ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
Fazit
Die AI-Lösung für das technische Dokumentationsmanagement erwies sich für das Fertigungsunternehmen als großer Gewinn.
Durch die Automatisierung der Erstellung, Verwaltung und des Abrufs der technischen Dokumentation konnte das Unternehmen die Qualität und Zugänglichkeit der Dokumentation verbessern, die Zahl der Supportanfragen verringern und die betriebliche Effizienz insgesamt steigern.
